有條件的檔案庫房應安裝空調(diào)。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數(shù)量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠離污染區(qū)，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。庫房有必要購置消毒機。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行質(zhì)量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。使用計算機管理檔案的單位，計算機應放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據(jù)所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標準規(guī)格：900*500*2300mm;可以存放六層標準A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節(jié)柜、兩節(jié)柜、大門柜。

能密集架安裝有度顯示儀，可以對密集架之間的濕度與溫度進行檢測，在顯示器上可以隨時看到，不僅如此還有智能通風管理系統(tǒng)，只要按顯示器上的"通風"按鈕，密集架就會按合理的距離排列，使檔案資料的保存環(huán)境達到合格要求。
還有就是紅外線感性裝置，為了確保工作人員的，只要有工作人員進入密集架內(nèi)，不管是密集架在移動或者是已經(jīng)停止，1腦或手動都不能進行關閉操作，進入的人員數(shù)與出來的人員數(shù)必須一致才可以，并且有縱向?qū)ι渑c橫向?qū)ι潆p重通道人員與物品裝置。智能密集架是一種應用與資料檔案等一類比較的息管理的器材，這樣的管理方式可以保證存取的方便性，以及合理利用空間等，而智能密集架則是采用手動或者1動，以及1腦操控的方式實施密集架管理的技術型密集架。