很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫(kù)房,因?yàn)榈叵率沂芄饩€、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關(guān)鍵是如何進(jìn)行防潮,要采用去濕機(jī)進(jìn)行除濕,使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫(kù)房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲,庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護(hù),難以達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
  有的檔案庫(kù)房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴(yán),使庫(kù)房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時(shí)觀察,記錄庫(kù)房?jī)?nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,則門窗的密閉一定要好.如果沒(méi)有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點(diǎn),適時(shí)進(jìn)行自然通風(fēng),防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對(duì)檔案庫(kù)房的不良影響.
  檔案的利用
  檔案保管的目的在于利用,隨著人們對(duì)檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng),檔案的利用率也在提高,但是在利用過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護(hù)的基本知識(shí),對(duì)檔案造成不應(yīng)有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對(duì)檔案的損毀,既要保護(hù)它又要利用它,編制多種檢索工具,提高文件的查準(zhǔn)率,提供復(fù)印件,編輯文件匯集,加強(qiáng)催退工作及借閱管理制度,對(duì)造成文件損壞的進(jìn)行處理.

檔案室一體化控制管理系統(tǒng)建設(shè)方案

按檔案室十防要求,即：防潮、防塵、防污染、防光、防有害生物、防水、防高低溫、防火、防盜及防磁.對(duì)于十防中的防潮、防塵、防污染、防有害生物及防水均納入檔案室環(huán)境工程設(shè)計(jì)方案中,此五防內(nèi)容,均列入環(huán)境工程設(shè)計(jì)方案中；其它五防內(nèi)容單列設(shè)計(jì)方案.

本系統(tǒng)針對(duì)檔案室安防、恒溫控制、恒濕凈化消毒控制、漏水報(bào)警系統(tǒng)等設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)一管理.各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析處理、報(bào)警、查詢、報(bào)表及部分子系統(tǒng)的設(shè)置等功能全部通過(guò)環(huán)境監(jiān)控平臺(tái)實(shí)現(xiàn).圖形化顯示,支持檔案室電子地圖功能,對(duì)檔案室所有運(yùn)行設(shè)備顯示運(yùn)行狀態(tài).

提供多種告警提醒方式,支持監(jiān)控中心現(xiàn)場(chǎng)的聲光、系統(tǒng)告警和遠(yuǎn)程短、郵件等告警方式,用戶可按需組合,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室的全天候自動(dòng)監(jiān)測(cè),以達(dá)到無(wú)人值守目標(biāo).

報(bào)表系統(tǒng)中提供設(shè)備告警報(bào)表,通過(guò)設(shè)置監(jiān)控站名稱、 設(shè)備名稱、號(hào)名稱、子系統(tǒng)類型、報(bào)警類型等組合查詢條件可獲取包含告警息、處理情況、告警統(tǒng)計(jì)息的報(bào)表,可用excel或pdf格式供查詢、導(dǎo)出、打印.