檔案室內(nèi)檔案保護(hù)工作堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā).從檔案運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)做起,努力創(chuàng)造一個(gè)有利于檔案保護(hù)的小環(huán)境,使檔案得到有效的保護(hù).
  一、檔案的收集與整理
  建立、健全嚴(yán)格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時(shí)的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對(duì)技術(shù)檔案可隨時(shí)立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補(bǔ)卷,減少檔案的機(jī)械磨損.
  檔案的整理工作對(duì)維護(hù)檔案的完整與是十分重要的.首先,通過(guò)整理可以進(jìn)一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向文書(shū)立卷部門(mén)提出要求.其次,在整理過(guò)程中還可以對(duì)某些不符合歸檔要求的檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理.如：對(duì)已破損的文件進(jìn)行裱糊,對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印,對(duì)字跡不清的文件進(jìn)行重抄、注明等.
  二、檔案的存放保管
  檔案庫(kù)房是保管檔案基本的條件,庫(kù)房的好壞,將直接影響著檔案保護(hù)工作的成效,衡量檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫(kù)房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).

  方案特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

      提高了對(duì)問(wèn)題和隱患的監(jiān)控發(fā)現(xiàn)能力

     及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,準(zhǔn)確定位故障,通過(guò)監(jiān)控平臺(tái)的預(yù)警報(bào)警功能獲得清晰可靠的告警通知,使大部分問(wèn)題暴露在未造成事故之前.

      定期獲取檔案庫(kù)房的運(yùn)維報(bào)告

      管理人員可定期獲得包括檔案庫(kù)房溫濕度、空氣質(zhì)量、事件處理等情況的報(bào)表報(bào)告,及時(shí)了解檔案庫(kù)房的運(yùn)維水平,發(fā)現(xiàn)可改進(jìn)的空間.

      降低檔案庫(kù)房運(yùn)營(yíng)成本,適應(yīng)發(fā)展需要

      節(jié)省運(yùn)行管理費(fèi)用,短期投資長(zhǎng)期受益；系統(tǒng)軟/硬件均采用模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),適應(yīng)發(fā)展需要,具有可擴(kuò)展性、可變性,適應(yīng)環(huán)境變化和工作性質(zhì)多樣化.

      無(wú)人值守、少人值守

      系統(tǒng)自動(dòng)分析、預(yù)警、報(bào)警；根據(jù)報(bào)警事項(xiàng)聯(lián)動(dòng)子系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作,大大減少運(yùn)維人員時(shí)間精力.

      歷史記錄功能,隨時(shí)查看一年內(nèi)數(shù)據(jù)、報(bào)警息等；即使無(wú)人值守,也能隨時(shí)了解系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài).
5      檔案庫(kù)房監(jiān)管控一體化解決方案,涵蓋檔案庫(kù)房環(huán)境管理的方方面面,能夠滿(mǎn)足絕大多數(shù)用戶(hù)的實(shí)際需求.

檔案的存放保管
  檔案庫(kù)房是保管檔案基本的條件,庫(kù)房的好壞,將直接影響著檔案保護(hù)工作的成效,衡量檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫(kù)房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
  很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫(kù)房,因?yàn)榈叵率沂芄饩€(xiàn)、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關(guān)鍵是如何進(jìn)行防潮,要采用去濕機(jī)進(jìn)行除濕,使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫(kù)房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲(chóng),庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護(hù),難以達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
  有的檔案庫(kù)房的門(mén)窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門(mén)窗密封不嚴(yán),使庫(kù)房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時(shí)觀(guān)察,記錄庫(kù)房?jī)?nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,則門(mén)窗的密閉一定要好.如果沒(méi)有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點(diǎn),適時(shí)進(jìn)行自然通風(fēng),防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對(duì)檔案庫(kù)房的不良影響.