窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應設在檔案室(庫)內(nèi)，應設在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料。館室內(nèi)應避免真菌、霉菌等生物的繁殖，防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應和人造光來照明。檔案室、查閱檔案及其他技術用戶應防日光直射。并均應紫外線對檔案、資料的危害。檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時。

在濕度高的天氣進行噴涂易造成涂膜發(fā)白現(xiàn)象。乳膠涂料多用于涂刷墻體，聚氨酯樹脂涂料多用于涂刷墻裙、密集柜、房門等部位。有的聚氨酯樹脂涂料中含較多的游離TDI，在涂刷揮發(fā)過程中。將會導致乳膠涂料泛黃，因此應避免乳膠涂料和聚氨酯樹脂涂料同時施工， 是在聚氨酯樹脂涂料完全干燥后再刷乳膠涂料，可避免泛黃現(xiàn)象。油漆涂刷干燥后的密集柜，不放在太陽直射的窗口或門邊。
以免紫外線長期照射、導致漆面干裂粉化。漆好的密集柜、嚴禁用塑料布或報紙長期覆蓋，以免漆膜發(fā)粘、失去光澤。密集柜沾有污垢可用抹布蘸少量洗衣粉或洗潔精擦拭，然后用清水、抹布擦干凈。密集柜應避免用利器刻劃，也不要用其它堅硬的東西碰撞。開水杯、熱飯鍋 不要直接與涂飾面接觸，應用襯墊，以免燙壞漆膜。密集柜的漆膜損壞處、應及時補漆，以免木材膨脹，造成起泡、脫皮現(xiàn)象。