有條件的檔案庫房應安裝空調。檔案庫房要及時投放防蟲，使用電子殺蟲儀。檔案室禁止存放食物，要安置一定數(shù)量的防鼠盒，及時投放滅鼠。檔案室要遠離污染區(qū)，周圍有空氣污染的，檔案庫房門窗要進行密封處理。庫房有必要購置消毒機。對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進行質量檢查。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。使用計算機管理檔案的單位，計算機應放在檔案工作人員辦公室。檔案室柜子尺寸是根據(jù)所存放的檔案類型不同來加工定做的。常用的檔案柜包括：移動檔案密集柜(標準規(guī)格：900*500*2300mm;可以存放六層標準A4檔案盒袋)、鐵皮檔案柜(五節(jié)柜、兩節(jié)柜、大門柜。

密集柜表面經(jīng)除油、去銹、磷化等十道工序前處理。流行色亞光靜電噴粉密集柜，是經(jīng)高溫塑化而成，防銹蝕性能卓越。密集柜架體精美，線條流暢，使庫房整潔美觀，操作輕便靈活，運行平穩(wěn)。密集柜采用組合裝配式設計，搬遷和拆裝均不受損。每列架體設有限位及防傾倒裝置密集柜，以保障通道內人員。密集柜邊架裝有鎖具，用于整體鎖閉。密集柜架體之間的接觸面均有緩沖和磁密封膠條。頂部有防塵板，底部有防鼠裝置。具有良好的防塵、防鼠、防潮和防火功能。傳動機構采用精密軸承，傳動靈活平穩(wěn)。層板層距根據(jù)需要可自由調整。種類優(yōu)點編輯隨著技術的發(fā)展，密集柜還分為：手動型密集柜，電動型密集柜，電腦智能形密集柜。全封閉手動型密集柜引電腦智能形密集柜與手動型密集柜、電動型密集柜相比。

掛板：放在擱板與擱板之間，分隔棒：用于分隔雙面存放的資料中間，防塵板：放在架體的頂部，主要用來防塵。(3)傳動裝置包括：鏈條、齒輪、手盤、軸承、滾輪、鎖定。主軸和軸承的直徑為φ20mm，45#鋼(符合GB/T699要求)帶座外球面軸承。短軸管套連接傳動，具有可靠的中心直線度，架體移動平穩(wěn)、輕便、自然。(4)底盤：主要用于支撐架體的底座。(5)密封裝置：防止密集柜合架時因為撞擊產(chǎn)生損傷，同時還可以降低架體開合時撞擊所產(chǎn)生的噪音，(7)頂板：密集柜架體的頂部，柜頂及底框的防倒裝置:每組活動單面柜頂都配置防倒裝置。(8)目錄卡：設在柜體的側板上，(9)防倒裝置：安置在導軌上面，用來穩(wěn)固密集柜，防止密集柜傾倒。